জিমেইলের অতিপ্রয়োজনীয় ১০ টিপস

image

যাত্রা শুরুর পর এক দশকেরও বেশি সময় পার করেছে জনপ্রিয় ইমেইল সেবা জিমেইল। ইতোমধ্যেই এটি বিশ্বের সবচেয়ে বড় বিনামূল্যের ওয়েবমেইল সেবায় পরিণত হয়েছে। এমন একটা সময় ছিল যখন শুধুমাত্র আমন্ত্রণ পেলেই ব্যবহার করা যেত জিমেইল। অর্থাৎ সাধারণ মানুষ চাইলেই এটি ব্যবহার করতে পারতো না। অবশেষে ২০০৭ সালে এটি সাধারণ মানুষের কাছে সহজ ব্যবহারযোগ্য হয়। আর ২০০৯-এর জুলাই মাসে এটি বেটা ভার্সন থেকে বেরিয়ে আসে।

ধারণা করা হচ্ছে এ মাসের মধ্যেই ১ বিলিয়ন ব্যবহারকারীর মাইলস্টোন অতিক্রম করবে জিমেইল। ইন্টারনেটের এই যুগে জিমেইল আমাদের অনেক কাছের হলেও আমরা অনেকেই এটি ব্যবহারের অনেক খুঁটিনাটি জানিনা, অথচ প্রতিদিনই এ জিনিসগুলোর ভেতর দিয়েই যাই। আজকের লেখায় আমি জিমেইলের কিছু টিপস, ট্রিক্স আর সিক্রেট নিয়ে কথা বলবো। হয়তো বেশীরভাগ ব্যবহারকারীরই এ বিষয়ে কোন ধারনাই নেই। তাই ধৈর্য ধরে লেখাটি পড়ুন আর জিমেইল এর অজানা ভুবনে ঘুরে আসুন।

১. জিমেইল এ ফরবিডেন বা নিষিদ্ধ ফাইল পাঠানো: ব্যবহারের শর্তানুযায়ী জিমেইল এর মাধ্যমে কিছু নির্দিষ্ট ফরমেট এর ফাইলে আদান প্রদান করা যায় না, যেমন .exe ফাইল। এমনকি জিপ করেও এটি পাঠানো সম্ভব নয়। এক্ষেত্রে সহজ একটি উপায় হতে পারে ফাইল হোস্টিং সার্ভিস এ প্রথমে ফাইলটি হোস্ট করে তার লিংকটি মেইল এর বডিতে শেয়ার করা। এক্ষেত্রে হোস্টিং করতে গুগল ড্রাইভ, ড্রপ বক্স বা ওয়ান ড্রাইভের মত সেবাগুলো বেছে নিতে পারেন আপনি।

২. জিমেইল এ বড় আকারের ফাইল পাঠানো: জিমেইল ২৫ মেগাবাইটের বড় মেইল পাঠাতে দেয় না। যেকোনো সংযুক্তিসহ পুরো মেইলটি যদি ২৫ মেগাবাইট অতিক্রম করে, তবে এটি আর পাঠানো সম্ভব হবে না। তবে এ ব্যাপারটি এড়ানোর বেশ কয়েকটি পথ আছে।

এক্ষেত্রে প্রথমেই যেটি করতে পারেন তা হল গুগলের ক্লাউড সেবা গুগল ড্রাইভ-এ আপনার ফাইলটি আপলোড করে মেইলের মাধ্যমে তার লিংক শেয়ার করা। অন্যান্য ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিসের জন্যেও একই কথা প্রযোজ্য। এর বাইরে ফাইল কমপ্রেস করে এটাচ করতে পারেন। এতে ফাইল এর সাইজ খানিকটা কমবে। মূলত মেইল এর মাধ্যমে ভাইরাস ছড়ানো প্রতিরোধ করতেই গুগলের এই নিয়ম।

৩. সরাসরি ডকুমেন্ট এডিট করা: প্রায় সব ইমেইল সার্ভিসেই মেইলের সাথে পাঠানো যেকোনো ফাইল খোলার ব্যবস্থা থাকে। তবে এক্ষেত্রে জিমেইল কিছুটা এগিয়ে। এর মাধ্যমে আপনি শুধু ফাইল খুলে দেখবেন তা নয়, বরং একই উইন্ডোতে বসেই ওই ফাইল এ যেকোনো এডিট করতে পারবেন।

যেকোনো ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট বা পিডিএফ ফাইল এডিট করে পুনরায় পাঠাতে শুধু ফাইলটিতে ক্লিক করুন। যাবতীয় কাজ সেরে একই উইন্ডো থেকে পাঠিয়ে দিন গন্তব্যে। ডাউনলোড করে এডিট করে পুনরায় আপলোড করে পাঠানোর ঝক্কি আর পোহাতে হবে না। ডাউনলোড ছাড়াই শেষ করুন পুরো কাজ।

৪. সরাসরি ছবি দেখা: জেপিজি, পিএনজি বা জিআইএফ ফরমেটে পাঠানো ছবিগুলো খুব সহজেই দেখা যায় জিমেইলে। ফেসবুক বা টুইটারের মত ছবি দেখা আর ডাউনলোড করার সুবিধা আছে এতে। এর জন্য মেইলের ভেতরে থাকা ছবিটিতে ক্লিক করুন, ছবি আপনার সামনে ভেসে উঠবে। এছাড়া বিভিন্ন থার্ড পার্টি অ্যাপ্লিকেশনের মাধ্যমে এখানেই পাবেন ছবিটি এডিট করার সুযোগ।

৫.থার্ড পার্টি অ্যাপস: জিমেইলে গুগল অনুমোদিত বেশকিছু থার্ড পার্টি অ্যাপ আছে যেকোনো ডকুমেন্ট বা ছবি এডিট করার জন্য। অন্যান্য জনপ্রিয় মেইল সার্ভিসের থেকে গুগল এদিকে বেশ এগিয়ে আছে। যেকোনো মেইলের সাথে আসা ডকুমেন্ট বা ছবিতে ক্লিক করুন, এরপর উপরের দিকে তাকালেই ওই ফাইলের সাথে ব্যবহারযোগ্য বিভিন্ন অ্যাপ এর খোঁজ পেয়ে যাবেন।

৬. একাধিক মেইল অ্যাকাউন্টের মেইল একসাথে গ্রহণ: আপনার যদি জিমেইল ছাড়াও অন্য কোন মেইলে অ্যাকাউন্ট থেকে থাকে, আপনি ইচ্ছা করলে ওই অ্যাকাউন্টগুলোতে লগ ইন না করে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকেই ওই অ্যাকাউন্ট গুলোতে আসা মেইল গুলো দেখতে পারবেন। এজন্য জিমেইল এর সেটিংসে যান এরপর ‘Accounts & Import’ ট্যাবে ক্লিক করুন। এখানে ‘Check Mails from Other Accounts’ অপশনটি বেছে নিন। এরপর আপনার অন্য মেইল অ্যাকাউন্টের ঠিকানা এখানে টাইপ করুন। এখন আপনাকে দুই ধাপের একটি প্রক্রিয়া পার হতে হবে।

এখানে আবার আপনার কাছে মেইল অ্যাড্রেস চাওয়া হবে। এরপর আপনাকে ওই মেইলের পাসওয়ার্ড দিতে হবে। সে সাথে অ্যাকাউন্টটির পপ সার্ভার অ্যাড্রেসটিও দিতে হবে। এ তথ্যগুলো মেইল প্রোভাইডার এর ডকুমেন্টেশন থেকে পাওয়া যাবে। পপ বিষয়ক খুঁটিনাটিগুলো একবার কনফিগার করা হয়ে গেলেই জিমেইল অন্য অ্যাকাউন্টে আসা মেইলগুলো সরাসরি দেখাবে।

৭. অন্য অ্যাকাউন্টে থাকা মেইল ও যোগাযোগের ঠিকানাগুলো সংযুক্ত করা: আপনার অন্য অ্যাকাউন্টে থাকা পুরানো মেইল বা ঠিকানাগুলো সহজেই নতুন অ্যাকাউন্টে সংযুক্ত করতে পারেন। এক্ষেত্রে আগের পয়েন্টে যেমনটি করেছিলাম, সেইভাবেই ‘Accounts & Import’ ট্যাবে ক্লিক করে ‘Import Mail & Contact’ অপশনটি বেছে নিন। এরপর ইয়াহু, হটমেইলসহ আপনার যেকোনো মেইল অ্যাকাউন্টের জন্য দেওয়া নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। আপনি যদি পুরনো কোন মেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার বন্ধ করে নতুন কোন অ্যাকাউন্ট থেকে কাজ করতে চান, সেক্ষেত্রে এটি খুবই কাজের একটা বিষয়।

৮. পুরনো মেসেজগুলো সংরক্ষণ করা: আপনার অ্যাকাউন্টের পপ ইন্টিগ্রেশন এর মাধ্যমে সহজেই আপনার পুরনো মেসেজগুলো সংরক্ষণ করতে পারবেন। এজন্যে জিমেইলের সেটিংস অপশনে গিয়ে ‘Forwarding POP & IMAP’ ট্যাবটিতে ক্লিক করুন। এখানে পপ ডাউনলোড সেকশনে গিয়ে সকল মেইল বা এখন থেকে আসবে যেসব মেইল সেগুলোর জন্য পপ চালু করে দিন।

এছাড়া মেইল ডাউনলোড হয়ে যাওয়ার পর সেগুলো মুছে ফেলা হবে কিনা সেটিও ঠিক করে দিতে পারেন আপনি। আর আউটলুক এক্সপ্রেস, থান্ডারবার্ড বা উইন্ডোজ মেইল কোনটির মাধ্যমে আপনি মেইল ডাউনলোড করতে চান সেটিও ঠিক করে দিতে পারেন।

৯. একসাথে একাধিক জিমেইল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করা: জিমেইলে যত খুশি তত অ্যাকাউন্ট একসাথে চালানো সম্ভব। আপনি বিভিন্ন ধরনের কাজের জন্য একাধিক মেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করলেও একটি অ্যাকাউন্ট থেকেই সব গুলো অ্যাকাউন্টে আসা মেসেজ পেতে পারেন। পপ অপশনটির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হলেই সেই অ্যাকাউন্ট জিমেইলে সংযুক্ত করা যাবে।

১০. মেসেজের লেবেলিং করা: আপনার ইনবক্সে একইসাথে অনেক ধরণের মেইল আসতে পারে। সেক্ষেত্রে গুরুত্ব অনুযায়ী লেবেলিং করে রাখলে আপনার জন্যে যেকোনো মেসেজের প্রয়োজনীয়তা বুঝতে সহজ হবে। আপনি জিমেইল এর মেইন উইন্ডোতে গিয়ে লেবেলিং করতে পারবেন। ওখানে থাকা অপশনগুলো ছাড়াও আপনি নিজের ইচ্ছা মত লেবেল বানিয়ে নিতে পারবেন।

1

No Responses

Write a response